Metodología 8D

La metodología ocho disciplinas u 8D, es una herramienta estructurada para resolver problemas. En tal estructuración se identifican, corrigen y eliminan problemas en la mejora de productos y procesos. Se basa en hechos y se concentra en determinar causa raíz de problemas. 

Los problemas repetitivos, no se arreglan rápidamente, hay que documentarse para encontrar aquel origen del problema que no se conoce a simple vista. Se te recomienda pensar en esta herramienta cuando: 

❖ Hay rechazos de calidad de problemas mayores en la producción o en auditorias 

❖ Cuando se solicitan a menudo garantías, 

❖ Cuando el resultado de encuestas hacia algún servicio es negativo o el buzón de sugerencias contiene quejas recurrentes, 

❖ Cuando rechaza el cliente, 

❖ Cuando se reportan problemas de calidad, 

❖ Cuando hay problemas de calidad que afectan la seguridad del trabajador, entre otros

La disciplina 1 se lee sencilla, sin embargo, en la realidad el trabajo en equipo es un resultado que logran los buenos administradores y el conjunto de conocimientos múltiples que posea el equipo colaborador a llevar a cabo las 8D. se recomienda un grupo diversificado, pequeño, con algunas personas con conocimiento técnico de proceso, con buena disposición, tiempo y autoridad. 

Por ejemplo un taller de telefonía de celulares tiene constantes reclamaciones de sus clientes, para aplicar las 8D elige su equipo conformado por un técnico, un auxiliar administrativo, uno de compras. 

En la disciplina 2, de acuerdo a historial de problemas recurrentes de calidad que se vaya a atender. Habrá que especificar problemas anotando, ¿Qué estuvo mal?, y tratar de cuantificar las siguientes preguntas: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Por qué?, ¿Cuánto?, ¿Cómo?. Normalmente a estas preguntas se les llama herramienta de los 5 porques, por la letra de iniciación en inglés. 

Problema: recurrente de calidad en cuanto a reclamo de garantía constante durante el mes. 

La disciplina 3 es implementar y verificar acciones provisional. Esto quiere decir que se pongan en práctica acciones temporales para proteger a los clientes contra el problema raíz hasta que se encuentre la acción correctiva final, algunas de estas acciones son: comprar piezas en lugar de fabricar cuando no se va a cumplir con fecha de entrega o cualquier otro caso, tener varios proveedores hasta que se seleccione los adecuados, inspeccionar todo el lote hasta que se decida el método de muestro, etc. 

En el ejemplo, una acción provisional es prestar una unidad mientras resuelve el problema de garantía. 

Disciplina 4: Identificar y verificar la causa raíz. Identifica primero causas potenciales con la descripción del problema que se presente y verifica posibles causa raíz con el equipo de trabajo, usa herramientas estadísticas para descubrir causa raíz, entre los mas comunes y que tu ya sabes usar el diagrama de Ishikawa, lluvia de ideas, 5 porqués. 

La empresa mediante un diagrama causa efecto y un diagrama de paretto identificó la causa raíz de la falla de reclamos constantes en la garantía de reparación, la falta de probar el equipo un determinado tiempo antes de entregarlo. 

Disciplina 5: Determinar y verificar acciones correctivas, así como definición de acciones preventivas para evitar que un problema similar surga de nuevo. Este paso es de los más dificiles del proceso en la solución del problema. Es definir acciones de contingencias en base al análisis de riesgos. 

La empresa decidió implementar este paso en su proceso antes de entregarlo a tiempo. se definió que la asistente probara el celular un tiempo determinado, según el problema antes de entregarse. Y habrá un check list de verificar los defectos más comunes reclamados en la garantía.

 Disciplina 6: Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes. Checar si fue eficiente las acciones que se implementaron, de no funcionar, se vuelven a revisar los pasos anteriores de la disciplina, hasta que las acciones correctivas eliminen la causa raíz del problema, y que sea visible la no ocurrencia nuevamente. Para asegurar que la causa raíz se ha eliminado hay que utilizar controles constantes monitoreando hasta que desaparezca esas causas o que no exista consecuencias indeseables con la acción correctiva que se implementa. 

Con este nuevo proceso la empresa ha documentado que en los últimos 15 días han encontrado detalles en el período de prueba, y el taller los resuelve antes de entregar el equipo. 

Disciplina 7: Prevenir la recurrencia del problema y/o su causa raíz. El problema no debe presentarse de nuevo, modificando procedimientos, haciendo cambios en el sistema, estandarizando nuevas prácticas, documentando y comunicando a los involucrados. Identifica en problemas similares oportunidades de mejora. 

La empresa implementa y documenta en sus procedimientos el plan de mejora y evalúa resultados constantemente para que no se vuelva a presentar esta problemática. 

Disciplina 8: Felicite al equipo. Y el último de los hábitos de esta herramienta se refiere a ser agradecido con los que colaboren cuando algún problema se resuelve.